İÇİNDEKİLER
GİRİŞ:
1. POLİTİKANIN HAZIRLANMA AMACI VE KAPSAMI
2. TANIMLAR VE KISALTMALAR
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE GENEL İLKELER
- 3.1. Hukuka ve dürüstlük kuralına uygunluk
- 3.2. Doğruluk ve güncellik
- 3.3. Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme
- 3.4. Verileri işlendikleri amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işleme
- 3.5. Mevzuat hükümleri ile öngörülen veya işlenme amacının gerektirdiği süre ile sınırlı olarak işleme
4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
- 4.1. Kişisel Verilerin İşlenmesi Şartları
- 4.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi Şartları
5. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI VE İŞLENMESİ YÖNTEMLERİ
- 5.1. Kişisel Veri Konusu Kişi Grupları
- 5.2. Veri Kategorizasyonu
- 5.3. Kişisel Veri Konusu Kişi Gruplarında Yer Alan Kişisel Veri Sahiplerinin Kişisel Verilerinin Toplanması Ve İşlenmesinin Amaçları
- 5.4. Veri Konusu Kişi Grupları İle Bu Kişilere Ait Veri Kategorilerinin İlişkilendirilmesi
6. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI İLKELERİ
7. KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI
- 7.1. Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
- 7.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
8. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI, SİLİNMESİ, İMHASI, ANONİM HALE GETİRİLMESİ
9. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER
- 9.1. İdari Tedbirler
- 9.2. Teknik Tedbirler
- 9.3. Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi
10. VERİ SORUMLUSUNUN AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ
11. VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE BU HAKLARINI KULLANMASI
- 11.1. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller
- 11.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması
- 11.3. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı
12. BUĞDAY DERNEĞİ’NİN BAŞVURULARA CEVAP VERMESİ
- 12.1. BUĞDAY DERNEĞİ’nin Başvurulara Cevap Verme Usulü ve Süresi
- 12.2. BUĞDAY DERNEĞİ’nin Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler
- 12.3. BUĞDAY DERNEĞİ’nin Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunu Reddetme Hakkı
13. REVİZYON VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA
14. YÜRÜRLÜK
15. YÜRÜTME
GİRİŞ:
BUĞDAY DERNEĞİ 6698 sayılı KVKK kapsamında veri sorumlusudur. Kişisel veri sahipleri ise BUĞDAY DERNEĞİ tarafından kişisel verileri toplanan, işlenen ve aktarılan; BUĞDAY DERNEĞİ üyeleri, BUĞDAY DERNEĞİ bağışçıları, BUĞDAY DERNEĞİ destekçileri ve elektronik dergi aboneleri, BUĞDAY DERNEĞİ yöneticileri, BUĞDAY DERNEĞİ gönüllüleri, BUĞDAY DERNEĞİ çalışan adayları ve stajyerler, BUĞDAY DERNEĞİ ile iş akdi ilişkisi içinde bulunan çalışanları, BUĞDAY DERNEĞİ’nden mal ve hizmet alan ve/veya BUĞDAY DERNEĞİ’ne mal ve hizmet temin eden özel hukuk gerçek/tüzel 3. kişileri, mezkûr 3. kişilerin hissedarları, yetkilileri ve çalışanları olan gerçek kişiler, mezkûr 3. kişilerin alt işverenleri ve bu alt işverenlerin hissedarları, yetkilileri ve çalışanları olan gerçek kişiler, BUĞDAY DERNEĞİ ile işbirliği halinde projeler yürüten kamu tüzel kişilerinin bilumum personeli ile BUĞDAY DERNEĞİ’nin merkez, şube ve işyerlerinde, motorlu taşıtlarında ve sair hâkimiyet alanlarında ziyaretçi ve sair herhangi bir sıfatla bulunan gerçek kişilerdir. BUĞDAY DERNEĞİ, kişisel verilerin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermektedir. Bu bilinçle kişisel veri sahiplerinin kişisel verileri, KVKK’nın ikincil düzenlemelerini teşkil eden “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik” ve “Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik” ile diğer ilgili yönetmeliklere uygun olmak suretiyle toplanmakta, işlenmekte, muhafaza edilmekte ve aktarılmaktadır.
1. POLİTİKANIN HAZIRLANMA AMACI VE KAPSAMI
1.1. Politika ile BUĞDAY DERNEĞİ tarafından KVKK’ya uyum için aşağıda açıklanacak olan temel ilkeler çerçevesinde getirilecek düzenlemelerin BUĞDAY DERNEĞİ bünyesinde, BUĞDAY DERNEĞİ yöneticileri, yetkilileri, çalışanları ve iş ortakları tarafından etkin bir şekilde uygulanması amaçlanmaktadır.
1.2. Politika ile öngörülen temel düzenlemeler doğrultusunda BUĞDAY DERNEĞİ işleyişi içerisinde kişisel verilerin işlenmesi ve korunması bakımından her türlü idari ve teknik tedbir alınacak, gerekli iç prosedürler oluşturulacak, farkındalığın yükseltilmesi için gerekli tüm eğitimler yapılacak, BUĞDAY DERNEĞİ yöneticileri, yetkilileri, çalışanları ve iş ortaklarının KVKK süreçlerine uyumları için gerekli tüm tedbirler alınarak uygun ve etkin denetim mekanizmaları kurulacaktır.
1.3. Politika, tüm bu süreçlerde gözetilecek temel ilkeleri ve KVKK ile getirilen düzenlemeler uyarınca iç işleyişin yönlendirilmesi için BUĞDAY DERNEĞİ’nin yükümlü olduğu hususları düzenlenmektedir. KVKK ve ilgili mevzuat çerçevesinde oluşturulacak iç prosedürler ile BUĞDAY DERNEĞİ’nin kişisel verilerin korunması hususunda gerçekleştireceği uyum faaliyetleri düzenlenecektir. BUĞDAY DERNEĞİ’nin tüm üye ve çalışanları görevlerini yerine getirirken işbu Politika ile getirilen düzenlemeler ile KVKK ve ilgili tüm diğer mevzuat hükümlerine uygun hareket etmekte yükümlüdür.
1.4. Politika’ya ve ilgili mevzuat hükümlerine uyulmaması halinde, mevzuat hükümleri ile öngörülen cezai ve hukuki sorumluluğun yanında, BUĞDAY DERNEĞİ içerisinde, olayın mahiyetine göre, dernekler hukukunu ve iş hayatını düzenleyen mevzuat çerçevesinde akdin haklı nedenle feshine kadar gidebilecek olan yaptırımlar uygulanabilecektir.
2. TANIMLAR VE KISALTMALAR
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder.
İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir.
İmha Politikası: BUĞDAY DERNEĞİ tarafından hazırlanan “BUĞDAY DERNEĞİ Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Ve Anonim Hale Getirilmesine İlişkin İmha Politikası”dır.
Kanun/KVKK: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’dur.
Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamdır.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.
Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesidir.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.
Periyodik İmha: Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda, kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemidir.
Veri Sahibi/İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişidir.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.
Yönetmelik: Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’tir.
KVKK kapsamında BUĞDAY DERNEĞİ veri sorumlusu sıfatını haiz olmakla birlikte mevzuat gereği istisna kapsamında olduğundan VERBİS sistemine kayıt zorunluluğu yoktur. Yönetmelik’in 11. maddesinin 1. fıkrasında “Türkiye’de yerleşik olan tüzel kişilerin Kanun kapsamındaki veri sorumlusu yükümlülükleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili organ veya ilgili mevzuatta belirtilen kişi veya kişiler marifetiyle yerine getirilir. Tüzel kişiliği temsile yetkili organ Kanunun uygulanması bakımından yerine getirilecek yükümlülükler ile ilgili olarak bir veya birden fazla kişiye görevlendirebilir” şeklinde düzenleme yapılmıştır. Bu hüküm doğrultusunda BUĞDAY DERNEĞİ; KVKK ve ilgili mevzuattan kaynaklanan yükümlülükleri ile ilgili görevlendirmeler yapacaktır. BUĞDAY DERNEĞİ tarafından, KVKK ve Veri Koruma Kurulu düzenlemeleri kapsamındaki tüm iş ve işlemlerin takibinden ve koordinasyonundan sorumlu olmak üzere, BUĞDAY DERNEĞİ Genel Müdürü Batur Şehirlioğlu yetkili kılınmıştır.
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE GENEL İLKELER
BUĞDAY DERNEĞİ, KVKK’nın 4. maddesi doğrultusunda işbu Politika kapsamında kalan kişisel verileri
aşağıdaki ilkelere uygun işleyeceğini kabul etmektedir:
3.1. Hukuka ve dürüstlük kuralına uygunluk: BUĞDAY DERNEĞİ, veri sorumlusu sıfatı ile Anayasa ve KVKK başta olmak üzere yürürlükte olan ve yürürlüğe girecek olan tüm mevzuat hükümlerine uygun olarak ve Medeni Kanun’un 2. maddesi ile öngörülen dürüstlük kuralına uygun bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetlerini yürüteceğini kabul etmektedir.
3.2. Doğruluk ve güncellik: BUĞDAY DERNEĞİ, kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerinde, tekniğin elverdiği ölçüde kişisel verilerin doğruluk ve güncelliğinin sağlanması için gerekli tüm tedbirleri almaktadır. İlgili kişinin veri sorumlusu sıfatı ile BUĞDAY DERNEĞİ‘ne bildireceği talepler ve BUĞDAY DERNEĞİ’nin bizzat gerekli göreceği durumlar doğrultusunda, hatalı veya güncel olmayan kişisel verilerin düzeltilmesi ve doğruluğunun denetlenmesi için BUĞDAY DERNEĞİ tarafından kurulan idari ve teknik mekanizmalar işletilecektir.
3.3. Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme: BUĞDAY DERNEĞİ tarafından kişisel veriler, ilgili mevzuat hükümlerinin gereklilikleri ile sunulan veya sunulacak olan hizmetlerle sınırlı olarak, hukuka uygun biçimde işlenmekte olup kişisel verilerin işlenme amacı verilerin işlenmeye başlanmasından önce açık ve kesin olarak belirlenmektedir.
3.4. Verileri işlendikleri amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işleme: BUĞDAY DERNEĞİ tarafından işlenen kişisel veriler işlenme amaçları ile bağlantılı ve sınırlı olarak ve bu amacın gerçekleşmesi için gerektiği ölçüde işlenmektedir. Bu kapsamda verilerin işlenme amacı ile ilgili olmayan ve ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılması temel esastır.
3.5. Mevzuat hükümleri ile öngörülen veya işlenme amacının gerektirdiği süre ile sınırlı olarak işleme:
Kişisel veriler, ilgili mevzuat hükümleri ile öngörülen süreler doğrultusunda veya verilerin işlenmeamacının gerektirdiği süre boyunca muhafaza edilmektedir. Mevzuat hükümleri ile öngörülen sürenin sonunda veya verilerin işlenme amacının gerektirdiği sürenin sonunda kişisel veriler BUĞDAY DERNEĞİ tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Verilerin gerekli sürenin sonunda muhafaza edilmesinin önlenmesi için gerekli idari ve teknik tedbirler alınacaktır.
4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
KVKK ile kişisel verilerin işlenme koşulları düzenlenmiş olup, BUĞDAY DERNEĞİ tarafından kişisel veriler aşağıda belirtilen söz konusu koşullara uygun olarak işlenmektedir.
4.1. Kişisel Verilerin İşlenmesi Şartları
Kanun’da sayılan istisnalar dışında, BUĞDAY DERNEĞİ ancak veri sahiplerinin açık rızasını temin etmek suretiyle kişisel veri işlemektedir. Kanun’da sayılan aşağıdaki hallerin varlığı durumunda ise, veri sahibinin açık rızası olmasa dahi kişisel veriler işlenebilmektedir:
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
4.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi Şartları
Veri sahipleri açısından korunmasının çeşitli açılardan daha kritik önem teşkil ettiğine inanılan özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde ise BUĞDAY DERNEĞİ tarafından özel hassasiyet gösterilmektedir. Bu kapsamda, Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şartıyla bu tür veriler, veri sahiplerinin açık rızası olmaksızın işlenmemektedir. Ancak, sağlık ve cinsel hayat ile ilgili veriler dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde veri sahibinin açık rızası olmaksızın da işlenebilmektedir. Bununla beraber, sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler ise yeterli önlemlerin alınması şartıyla ve aşağıda sayılan sebeplerin varlığı halinde açık rızası alınmaksızın işlenebilmektedir:
• Kamu sağlığının korunması,
• Koruyucu hekimlik,
• Tıbbi teşhis,
• Tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi,
• Sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi.
5. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI VE İŞLENMESİ YÖNTEMLERİ
BUĞDAY DERNEĞİ, KVKK 4, 5 ve 6. maddelerine uygun olarak ve Yönetmelik’in 5, 7, 9 ve 10. maddeleri kapsamında düzenlenmesi ve aşağıda yer alan bilgileri içermesi zorunlu olan işbu Kişisel Veri İşleme Envanteri’ne dayalı olarak gerçek kişilere ait kişisel verileri işlemektedir. İşbu Politika ve işbu başlık ve takip eden başlıklarda aşağıdaki bilgilerin yer alması halinde ilgili maddeler “Kişisel Veri İşleme Envanteri” hükmünde sayılacaktır:
1. Kişisel veri işleme amaçları,
2. Veri kategorisi,
3. Verilerin aktarıldığı alıcı grubu veya alıcı grupları,
4. Veri konusu kişi grupları,
5. Veri kategorisi ile veri konusu kişi gruplarının ilişkilendirilmesi,
6. Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler,
7. Veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler,
8. Kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süre.
5.1. Kişisel Veri Konusu Kişi Grupları:
• BUĞDAY DERNEĞİ üyeleri, bağışçıları ve gönüllüleri, BUĞDAY DERNEĞİ Yönetim Kurulu Üyeleri, BUĞDAY DERNEĞİ yöneticileri olan gerçek kişiler,
• BUĞDAY DERNEĞİ çalışan adayları (Herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini BUĞDAY DERNEĞİ’nin incelemesine açmış olan ancak BUĞDAY DERNEĞİ bünyesinde çalışmayan ya da staj yapmayan gerçek kişiler) ve stajyerler,
• BUĞDAY DERNEĞİ ile iş akdi ilişkisi içinde bulunan çalışanları gerçek kişiler,
• BUĞDAY DERNEĞİ’nden mal ve hizmet alan ve/veya BUĞDAY DERNEĞİ’ne mal ve hizmet temin eden özel hukuk gerçek/tüzel 3. kişileri, mezkûr 3. kişilerin hissedarları, yetkilileri, çalışanları, müşterileri olan gerçek kişiler,
• BUĞDAY DERNEĞİ’nden mal ve hizmet alan ve/veya BUĞDAY DERNEĞİ’ne mal ve hizmet temin eden özel hukuk gerçek/tüzel 3. kişilerin alt işverenleri ve bu alt işverenlerin hissedarları, yetkilileri ve çalışanları olan gerçek kişiler,
• BUĞDAY DERNEĞİ ile işbirliği halinde projeler yürüten kamu tüzel kişilerinin bilumum personeli,
• BUĞDAY DERNEĞİ’nin merkez ve şubelerinde, motorlu taşıtlarında ve sair hâkimiyet alanlarında gönüllü, müşteri, ziyaretçi ve sair bilumum sıfatlarla bulunan gerçek kişilerdir.
5.2. Veri Kategorizasyonu:
Kimlik Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, nüfusa kayıtlı olduğu yer ve diğer nüfus bilgileri, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet, medeni durum gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi v.b. bilgiler.
İletişim Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası, IP adresi gibi bilgiler Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; BUĞDAY DERNEĞİ tarafından yürütülen faaliyetler çerçevesinde, kişisel veri sahibinin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla kişisel veri sahibinin aile bireyleri (Örn. eş, anne, baba, çocuk), yakınları ve acil durumlarda ulaşılabilecek diğer kişiler hakkındaki bilgiler.
Güvenlik Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; fiziksel mekâna, motorlu taşıta girişte, fiziksel mekânın içerisinde, motorlu taşıtta kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; ses ve/veya görüntü kaydeden kamera ve sair teknik cihaz kayıtları, taşıt plaka bilgileri, kişinin bulunduğu yerin konumuna ilişkin bilgiler, güvenlik noktasında alınan kayıtlar, telefon aramalarında alınan ses kayıtları v.b.
Finansal Bilgi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; BUĞDAY DERNEĞİ’nin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre değişkenlik gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen finansal kişisel veriler ile banka hesap numarası, banka hesap bilgileri,(IBAN no, hesap sahibi vb.) kredi kartı bilgisi v.b. ve çalışanlara ilişkin finansal ve maaş detayları, bordrolar, prim hak edişleri, prim tutarları, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, banka hesap cüzdanı, asgari geçim indirimi bilgisi, özel sağlık sigortası tutarı vb. bilgiler.
Özlük Bilgisi: (Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Verisi, Çalışma ve İzin Verileri) Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; BUĞDAY DERNEĞİ ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak ve özlük dosyasında yer alması kanunen zorunlu tutulan bilgilerin (Öğrenim durumu, sertifika ve diploma bilgileri, yabancı dil bilgileri, adli sicil bilgileri, eğitim ve beceriler, CV, aldığı kurslar, İzin kıdem baz tarihi, izin kıdem ilave gün, izin grubu, çıkış/dönüş tarihi, gün, izine çıkış nedeni, izinde bulunacağı adres/telefon, pozisyon adı, departmanı ve birimi, unvanı, son işe giriş tarihi, işe giriş çıkış tarihleri, sigorta giriş/emeklilik, sosyal güvenlik no, esnek saatlerde çalışma durumu, seyahat durumu, çalışma gün sayısı, çalıştığı projeler, aylık toplam mesai bilgisi, kıdem tazminatı baz tarih, kıdem tazminatı ilave gün, grevde geçen gün, çalışan internet erişim logları, giriş çıkış logları elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri ve çalışanın bulunduğu pozisyonda ilerleyebilmesi için gerekli olan performans (Eğitim ve beceriler, hangi tarihte hangi eğitimi aldığı bilgisi, e-posta, imzalı katılım formu, müşteri ile görüşme kalite değerlendirme formu, aylık performansının değerlendirilmesi ve hedef gerçekleştirme durumu, aktivite) bilgileri.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; KVKK’nın 6. maddesinde belirtilen veriler (Örn. kan grubu da dâhil sağlık verileri, biyometrik veriler, din ve üye olunan dernek bilgisi gibi).
Talep/Şikâyet Yönetimi Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; BUĞDAY DERNEĞİ’ne yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler.
Hukuki İşlem Bilgisi: Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler vb.
Müşteri İşlem Bilgisi: Çağrı merkezi kayıtları, fatura, senet, çek bilgileri, gişe dekontlarındaki bilgiler, sipariş bilgisi, talep bilgisi gibi.
İşlem Güvenliği Bilgileri: IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, tarayıcı bilgileri, işletim sistemi bilgileri, şifre ve parola bilgileri gibi.
5.3. Kişisel Veri Konusu Kişi Gruplarında Yer Alan Kişisel Veri Sahiplerinin Kişisel Verilerinin
Toplanması Ve İşlenmesinin Amaçları:
5.3.1. BUĞDAY DERNEĞİ, kendi üyelerinin, gönüllülerinin, bağışçılarının ve yetkililerinin kişisel verilerini; Dernekler Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu ve ilgili sair mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülükleri çerçevesinde faaliyetlerin gerçekleştirilebilmesi amacıyla işlemektedir. İşbu kişisel veriler resmi kurumlarda BUĞDAY DERNEĞİ’ne ilişkin olarak tutulan kayıtlardan, internet tabanlı sesli ve görüntülü iletişim sağlayan uygulama ve program kayıtlarından, internet tabanlı ödeme ve/veya fon/bağış/aidat toplama sistemleri kayıtlarından, BUĞDAY DERNEĞİ genel kurul ve yönetim kurulu toplantı tutanakları, derneğin kurumsal ve yönetim süreçlerine ilişkin tutulan evraklardan elde edilmektedir.
5.3.2. BUĞDAY DERNEĞİ, bünyesinde çalışan personelin ve stajyerlerin kişisel verilerini, SGK kaydının yapılabilmesi için, yürürlükteki İş Kanunu ve İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nun uygulamaları kapsamında kişilerin personel özlük dosyasında bulunması zorunlu evrakların tamamlanması, faaliyet konusu işin yapılması sırasında iş hukukundan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilip getirilmediğini tespit, işyerlerinin, merkez ve şubelerin, üyelerin, gönüllülerin motorlu taşıtların, müşterilerin güvenliğini temin, herhangi bir kaza halinde yargısal süreçler için delillerin toplanması amacıyla talep etmekte ve işlemektedir. İşbu kişisel veriler, işe giriş ve iş başvurusu aşamasında açık rızaları ile ilettikleri özgeçmiş, iş başvuru formları, aday havuzu hizmetleri veren insan kaynakları yazılım programlarının (Kariyer.net, Linkedin gibi) sunduğu özgeçmiş görüntüleme yöntemleri, mülakat esnasında kendilerine sorulan ve rızaları ile yanıtladıkları sorulara verdikleri cevaplar, araçlarda ve işyerlerinde görüntü ve ses kaydetmeye yarayan cihazlar, resmi ve özel kurum kayıtları aracılığıyla elde edilmektedir.
5.3.3. BUĞDAY DERNEĞİ, kendisine iş başvurusu yapan gerçek kişilerden kişisel verilerini, kişiyle işe alım sürecinde mülakat amaçlı iletişim kurmak ve mülakat sırasında kişinin nitelikleri ve deneyimleri ile işe alım yapılacak açık pozisyonun uyumlu olup olmadığını tespit etmek ve güvenlik amaçlarıyla talep etmekte ve işlemektedir. İşbu kişisel veriler,
başvuru yapan kişilerin kendi açık rızaları ile öz geçmişlerini insan kaynakları departmanına yollamaları, mülakat esnasında kendi rızaları ile sorulan soruları yanıtlamaları, ilan yayınlama ve aday havuzu hizmetleri veren insan kaynakları yazılım programlarının (Kariyer.net, Linkedin gibi) sunduğu özgeçmiş görüntüleme yöntemleri ve işyerlerinde, merkez ev şubelerde görüntü ve ses kaydetmeye yarayan cihazlar ile elde edilmektedir.
5.3.4. BUĞDAY DERNEĞİ, işbirliği içerisinde olduğu dernekten mal ve hizmet alan ve/veya derneğe mal ve hizmet temin eden) 3. kişilerin ve/veya bu kişilerin alt işverenlerinin çalışanları, yetkili gerçek kişilerinin ve müşteri gerçek kişilerinin verilerini iş ortaklığının kurulma amaçları çerçevesinde kaydetmektedir. Mal ve hizmet tedarikçilerinden temin edilen ve BUĞDAY DERNEĞİ’nin faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin BUĞDAY DERNEĞİ’ne sunulmasının sağlanması ve bunun denetlenmesi, BUĞDAY DERNEĞİ’nin iştigal konusuna uygun faaliyetlerin gerçekleştirilebilmesi amaçlarıyla bu kişilerin kişisel verilerini kaydeder. İşbu kişisel veriler imzalanan sözleşmeler ve ekleri, gönderilen faturalar, cihaz teslim tutanakları, mail yazışmaları, telefon ve sair yollarla kurulan iletişim, kiracılarla kurulan iletişim kartvizitlerden elde edilmektedir.
5.3.5. BUĞDAY DERNEĞİ ile işbirliği halinde projeler yürüten kamu tüzel kişilerinin bilumum personelinin kişisel verileri; söz konusu işbirliğinin kurulma amaçları yürütülmesi çerçevesinde kaydetmektedir. Söz konusu işbirlikleri yoluyla BUĞDAY DERNEĞİ’nin amaç ve hedeflerine uygun faaliyetlerin gerçekleştirilebilmesi amaçlarıyla bu kişilerin kişisel
verilerini kaydedilir. İşbu kişisel veriler; imzalanan işbirliği protokolleri ve sair metinler ve ekleri, gönderilen faturalar, cihaz teslim tutanakları, resmi evrak yazışmaları, mail yazışmaları, telefon ve sair yollarla kurulan iletişimden elde edilmektedir.
5.3.6. BUĞDAY DERNEĞİ’nin faaliyet göstermiş olduğu merkez, şube ve işyerlerine her ne sebeple olursa olsun gelen, motorlu taşıtlarına her ne sebeple olursa olsun binen tüm ziyaretçilerin kişisel verileri BUĞDAY DERNEĞİ’nin faaliyet göstermiş olduğu merkez, şube, işyerleri ve araçlarının güvenliğinin sağlanması ve ziyaretçilerin talep ve şikâyetlerinin iletilmesi için telefon aramaları sonucu güvenlik nedeniyle ses kayıtları ilgili mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacı ile talep edilmekte ve işlenmektedir. Söz konusu kişisel veriler; şikâyet ve talep formlarının BUĞDAY DERNEĞİ’ne iletilmesi, ilgili kimlik bilgilerinin etkinlik kayıt masalarında, danışmada veya Wi-Fi giriş ekranında verilmesi, BUĞDAY DERNEĞİ’nin telefon ile aranmasında arayan kişilerin ses kayıtlarının tutulması ve güvenlik kamera görüntüsü yöntemleri ile elde edilmektedir.
5.4. Veri Konusu Kişi Grupları İle Bu Kişilere Ait Veri Kategorilerinin İlişkilendirilmesi
Kişisel Veri Kategorizasyonu İlgili Kişisel Verinin İlişkili Olduğu Veri Sahibi Kategorisi:
Kimlik Bilgisi: BUĞDAY DERNEĞİ yöneticileri, yetkilileri, üyeleri, gönüllüleri, taşeronları, çalışanları, stajyerleri, üye/gönüllü/çalışan adayları, bağışçıları, ziyaretçileri, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkilileri, müşterileri, dernek iktisadi işletmesinden mal ve hizmet temin eden üçüncü kişiler, bu kişilerin çalışanları.
İletişim Bilgisi: BUĞDAY DERNEĞİ yöneticileri, yetkilileri, üyeleri, gönüllüleri, taşeronları, çalışan/stajyerler, üye/gönüllü/çalışan adayları, bağışçıları, ziyaretçileri, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkilileri, müşterileri, ziyaretçileri, dernek iktisadi işletmesinden mal ve hizmet temin eden üçüncü kişiler, bu kişilerin çalışanları.
Aile Bireyleri Ve Yakın Bilgisi: BUĞDAY DERNEĞİ yöneticileri, yetkilileri, üyeleri, gönüllüleri, taşeronları, çalışan/stajyerler, üye/gönüllü/çalışan adayları, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkilileri, müşterileri, ziyaretçileri.
Güvenlik Bilgisi: BUĞDAY DERNEĞİ yöneticileri, yetkilileri, üyeleri, gönüllüleri, taşeronları, çalışan/stajyerler, üye/gönüllü/çalışan adayları, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkilileri, müşterileri, ziyaretçileri.
Finansal Bilgi: BUĞDAY DERNEĞİ yöneticileri, yetkilileri, üyeleri, gönüllüleri, taşeronları, çalışan/stajyerler, üye/gönüllü/çalışan adayları, mal ve hizmet alınan/satılan gerçek kişiler, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkilileri, müşterileri, ziyaretçileri.
Özlük Bilgisi: (çalışan performans ve kariyer gelişim verisi, çalışma ve izin verileri) BUĞDAY DERNEĞİ yöneticileri, yetkilileri, üyeleri, gönüllüleri, çalışanları, çalışan adayları, stajyerler, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkilileri.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: BUĞDAY DERNEĞİ yöneticileri, yetkilileri, üyeleri, gönüllüleri, çalışanları, çalışan adayları, stajyerler, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkilileri.
Talep/Şikâyet Yönetimi Bilgisi: BUĞDAY DERNEĞİ yöneticileri, yetkilileri, üyeleri, gönüllüleri, taşeronları, çalışan/stajyerler, üye/gönüllü/çalışan adayları, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkilileri, müşterileri, ziyaretçileri.
Hukuki İşlem Bilgisi: BUĞDAY DERNEĞİ yöneticileri, yetkilileri, üyeleri, gönüllüleri, bağışçıları, taşeronları, çalışan/stajyerler, üye/gönüllü/çalışan adayları, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkilileri, müşterileri, ziyaretçileri.
Müşteri İşlem Bilgisi: BUĞDAY DERNEĞİ İKTİSADİ İŞLETMESİ’nden mal ve hizmet temin eden 3. kişiler.
İşlem Güvenliği Bilgileri: IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, tarayıcı bilgileri, işletim sistemi bilgileri, şifre ve parola bilgileri gibi BUĞDAY DERNEĞİ yöneticileri, yetkilileri, üyeleri, çalışanları, stajyerler.
6. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI İLKELERİ
BUĞDAY DERNEĞİ veri sahiplerinin kişisel verilerini, 6698 sayılı KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında ve işbu Politika’da belirtilmiş amaçlarla sınırlı olarak, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine uygun olmak suretiyle 3. kişi ve kurumlara aktarabilecektir. Aktarımda bulunulan yukarıda belirtilen kişilerin kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir.
Bu kişi ve kurumlar:
a- BUĞDAY DERNEĞİ proje ve iş ortakları,
b- BUĞDAY DERNEĞİ tedarikçileri,
c- BUĞDAY DERNEĞİ yöneticileri,
d- BUĞDAY DERNEĞİ yetkilileri,
e- Hukuken bilgi almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları,
f- Hukuken bilgi almaya yetkili özel hukuk/kamu hukuku tüzel kişileridir.
VERİ AKTARIMI YAPILABİLECEK ALICI GRUPLARIN TANIMI VE İŞLENEN VERİLERİN AKTARIM AMACI:
a- Proje ve iş ortağı: BUĞDAY DERNEĞİ’nin faaliyetlerini yürütürken birlikte muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak, hizmet vermek gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu, sözleşmeler akdettiği tarafları tanımlamaktadır. Proje ve iş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etme amacıyla sınırlı olarak veri aktarımı yapılabilir.
b- Tedarikçi: BUĞDAY DERNEĞİ’nin faaliyetlerini yürütürken BUĞDAY DERNEĞİ’nin emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli yahut sözleşme olmaksızın münferit olarak BUĞDAY DERNEĞİ ’ne hizmet sunan tarafları tanımlamaktadır. BUĞDAY DERNEĞİ’nin tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve BUĞDAY DERNEĞİ’nin ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin BUĞDAY DERNEĞİ’ne sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak veri aktarımı yapılabilir.
c- Yöneticiler: İlgili mevzuat hükümlerine göre BUĞDAY DERNEĞİ’ni her kademede yönetmek üzere belirlenmiş olan kişileri tanımlamaktadır. İlgili mevzuat hükümlerine göre BUĞDAY DERNEĞİ’nin faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması, en üst düzeyde yönetiminin sağlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak veri aktarımı yapılabilir.
d- Yetkililer: BUĞDAY DERNEĞİ’nin mevzuat ve faaliyet konuları kapsamında yürüttüğü bilumum projelerde belirli görevlerle yetkilendirilen veya derneğin rutin işleyişi ile ilgili olarak belirli görevlere atanan dernek üyeleri, gönüllüleri ve/veya çalışanlarını tanımlar. Yetkililerin mevzuat ve derneğin düzenleyici metinleri doğrultusunda üstlendiği görevleri yerine getirebilmeleri için, dernek faaliyetlerin amaçlarıyla sınırlı olarak veri aktarımı yapılabilir.
e- Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları: İlgili mevzuat hükümlerine göre BUĞDAY DERNEĞİ’den bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları. İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçlarla sınırlı olarak veril aktarımı yapılabilir.
f- Hukuken yetkili özel hukuk kişileri: İlgili mevzuat hükümlerine göre BUĞDAY DERNEĞİ’den bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri. İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak veri aktarımı yapılabilir.
7. KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI
BUĞDAY DERNEĞİ tarafından; KVK Kurumu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere (Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke) veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurumu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere (Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke) kişisel veriler aktarılabilmektedir. BUĞDAY DERNEĞİ bu doğrultuda KVKK’nın 9. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
7.1. Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
BUĞDAY DERNEĞİ meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise aşağıdaki hallerden birinin varlığı durumunda kişisel verileri Yeterli Korumaya Sahip veya Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülkelere aktarabilmektedir:
• Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
• Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
• BUĞDAY DERNEĞİ’nin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
• Kişisel veriler, kişisel veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,
• Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
• Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, BUĞDAY DERNEĞİ’nin meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise.
7.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
BUĞDAY DERNEĞİ gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin özel nitelikli verilerini aşağıdaki durumlarda Yeterli Korumaya Sahip veya Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülkelere aktarabilmektedir.
• Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya
• Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;
– Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri (Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.), kanunlarda öngörülen hallerde,
– Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi kapsamında.
8. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI, SİLİNMESİ, İMHASI, ANONİM HALE GETİRİLMESİ
Elde ettiğimiz kişisel veriler, BUĞDAY DERNEĞİ’nin faaliyetlerinin yerine getirebilmesi amacıyla, uygun süre zarfında fiziksel veya elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanmaktadır. Söz konusu faaliyetler, kapsamında, BUĞDAY DERNEĞİ tarafından kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak KVKK başta olmak üzere, ilgili tüm mevzuatta öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmektedir. İlgili mevzuatlar uyarınca, kişisel verilerin daha uzun süre saklanmasına cevaz verilen veya zorunlu tutulan haller müstesna olmak kaydıyla, kişisel verilerin işlenme amaçlarının sona ermesi durumunda, BUĞDAY DERNEĞİ tarafından re’sen yahut sahiplerinin talebi üzerine veriler silinecek, yok edilecek yahut anonim hale getirilecektir. Kişisel verilerin söz konusu yöntemler vasıtasıyla silinmesi durumunda, bu veriler tekrar hiçbir şekilde kullanılamayacak ve geri getirilemeyecek şekilde imha edilecektir. Ancak veri sorumlusunun meşru menfaatinin olduğu durumlarda, işlenme amacının ve ilgili kanunlarda belirtilen sürelerin de sona ermesine rağmen veri sahiplerinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla kişisel veriler, Borçlar Kanunu’nda düzenlenen genel zamanaşımı süresinin (on yıl) sona ermesine kadar saklanabilecektir. Bahsi geçen zamanaşımı süresinin sona ermesinin ardından kişisel veriler, İmha Politikası’ndaki prosedüre göre silinecek, yok edilecek yahut anonim hale getirilecektir. Kişisel verilerin yok edilmesi, silinmesi ve anonim hale getirilmesine ilişkin kurallar İmha Politikası’nda detaylı bir biçimde açıklanmaktadır.
9. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER
BUĞDAY DERNEĞİ, KVKK’nın 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır. İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, BUĞDAY DERNEĞİ bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili birimlere haber verir.
9.1. Teknik Tedbirler:
• Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.
• İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.
• Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.
• Alınan teknik önlemler periyodik olarak kontrol edilmekte, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
• Güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
9.2. İdari Tedbirler:
• Çalışanlar, üyeler, gönüllüler kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.
• İş birimi bazında kişisel veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak BUĞDAY DERNEĞİ merkez ve şubelerinde ve sair hâkimiyet alanlarında kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır.
• BUĞDAY DERNEĞİ personeli ile arasındaki ilişkiyi düzenleyen ve kişisel veri içeren her türlü belgeye kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için KVKK ile öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmesi gerektiği, kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerektiği, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmaması gerektiği ve kişisel verilere ilişkin gizlilik yükümlülüğünün BUĞDAY DERNEĞİ ile olan iş akdinin/ilişkisinin sona ermesinden sonra dahi devam ettiği yönünde kayıtlar eklemiş olup personelin/üyenin/gönüllünün bu yükümlülüklere uymaması iş akdinin/üyeliğin feshine varabilecek yaptırımların uygulanmasını gerektirmektedir.
• Çalışanlar, üyeler, gönüllüler öğrendikleri kişisel verileri KVKK hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
• BUĞDAY DERNEĞİ tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.
• İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
• Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.
• Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerin giderir.
• BUĞDAY DERNEĞİ, kişisel verileri aktardığı üçüncü şahısların da, işbu Politika ve KVKK hükümleri doğrultusunda verileri hukuka uygun olarak işleme ve muhafaza etme ve verilere hukuka uygun olarak erişme yükümlülüklerini yerine getirmesinden KVKK’nın 12. maddesi uyarınca sorumludur. Bu nedenle BUĞDAY DERNEĞİ, üçüncü kişilere veri aktarılırken yapılacak sözleşmeler ve her türlü düzenlemede bu şartların sağlanmasını ve kendisine denetim yapma yetkisi verilmesini içeren taahhütler alır. Yine BUĞDAY DERNEĞİ tüm personelini kişisel verilerin üçüncü şahıslara aktarılması süreçlerinden doğan sorumluluklar yönünden özel olarak bilgilendirmelidir.
9.3. Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi:
KVKK kapsamında BUĞDAY DERNEĞİ veri sorumlusu sıfatını haiz olmakla birlikte mevzuat gereği istisna kapsamında olduğundan VERBİS sistemine kayıt zorunluluğu yoktur.Yönetmelik’in 11’inci maddesinin 1’inci fıkrasında “Türkiye’de yerleşik olan tüzel kişilerin Kanun kapsamındaki veri sorumlusu yükümlülükleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili yetkili organ veya ilgili mevzuatta belirtilen kişi veya kişiler marifetiyle yerine getirilir. Tüzel kişiliği temsile yetkili organ Kanunun uygulanması bakımından yerine getirilecek yükümlülükler ile ilgili olarak bir veya birden fazla kişiye görevlendirebilir” şeklinde düzenleme yapılmıştır. BUĞDAY DERNEĞİ, Dernekler Kanunu ve sair mevzuat hükümleri doğrultusunda dernek tüzüğüne sahiptir. Söz konusu tüzükte derneğin yönetimi ve iş bölümüne ilişkin hükümleri de ihtiva etmektedir. Tüzük uyarınca dernek yönetimi ve faaliyetleri için gerekli olan görevler tanımlanmakta, yetki devredilen kişilerin görev ve sorumluluklarının detayları ve sınırları belirlenmekte, kimin kime bağlı olduğunu ve derneğin yönetim ve organizasyon şekli ile Yönetim Kurulu’nun çalışma prensiplerini belirlenmektedir. Tüzük uyarınca görevlendirilmiş olan yetkililer, kendilerine bağlı birimlerin yönetimiyle ilgili bütün hususlarda karar almaya yetkilidir ve sorumludur. BUĞDAY DERNEĞİ tarafından, KVKK ve Veri Koruma Kurulu düzenlemeleri kapsamındaki tüm iş ve işlemlerin takibinden ve koordinasyonundan sorumlu olmak üzere asıl yetkili Batur Şehirlioğlu olmak üzere kurulan tüm departman müdürlerini yetkili kılınmıştır. Her bir bölüm koordinatörü, bolümdeki ilgili Kullanıcı’ların Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde hazırlanan işbu Politika ve İmha Politikası’na uygun davranıp davranmadığını denetlemekle yükümlü olacaktır. Tüm departman müdürleri belirtilen periyodik imha sürelerinde İmha Politikası doğrultusunda gerçekleştirdiği işlemleri Batur Şehirlioğlu’na raporlayacaktır. Batur Şehirlioğlu tüm departman müdürlerinin denetim ve işlem raporlarını yapılan toplantılarda Yönetim Kurulu’na sunacaktır. Karar alınmasını gerektiren durumlarda Batur Şehirlioğlu’nun da görüşü alındıktan sonra Yönetim Kurulu’nun karar almasını müteakip alınan karar uygulamaya konulacaktır.
10. VERİ SORUMLUSUNUN AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ
BUĞDAY DERNEĞİ, KVKK’nın 10. maddesine uygun olarak kişisel veri sahibinin haklarını kendisine bildirmekte, bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel veri sahibine yol göstermektedir ve BUĞDAY DERNEĞİ kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVKK’nın 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir. KVKK’nın 10. maddesi kapsamında, veri sahiplerinin, kişisel verilerin elde edilmesinden önce yahut en geç elde edilmesi sırasında aydınlatılması
gerekmektedir. Söz konusu aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde veri sahiplerine iletilmesi gereken bilgiler şunlardır:
1. Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
2. Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
3. İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
4. Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
5. KVKK’nın 11. maddesinde sayılan diğer haklar.
BUĞDAY DERNEĞİ, aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek amacıyla, süreç ve verileri işlenen kişiler bazında, yukarıda belirtilen KVKK hükmü kapsamında veri sahiplerine sunulmak üzere aydınlatma beyanları hazırlamıştır. Aydınlatma beyanlarının veri sahiplerine sunulmasının ardından, BUĞDAY DERNEĞİ ’nin faaliyetlerini yürütebilmesi için veri sahibinin açık rızasının alınmasını gerektiren veri işleme faaliyetleri ve veri kategorileri için de açık rıza beyanları hazırlanmıştır. Veri sahiplerine yönelik hazırlanan açık rıza beyanlarında, KVKK’ya dayanak teşkil eden Avrupa Birliği düzenlemelerine paralel olarak, veri sahiplerine kişisel verilerinin BUĞDAY DERNEĞİ tarafından işlenip işlenemeyeceğine dair seçim hakkı tanınmış ve açık rıza temin edilememesi halinde, meydana gelebilecek sonuçlar hakkında bilgilendirmede bulunulmuştur. Öte yandan, KVKK’nın 28(1) maddesi çerçevesinde sayılan durumlarda BUĞDAY DERNEĞİ’nin aydınlatma yükümlülüğü bulunmamaktadır.
11. VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE BU HAKLARINI KULLANMASI
11.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları, Bu Hakları İleri Süremeyeceği Haller
11.1.1. Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:
(1) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
(2) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
(3) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
(4) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
(5) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
(6) KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
(7) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
(8) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
11.1.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller:
Kişisel veri sahipleri, KVKK’nın 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller KVKK kapsamı dışında tutulduğundan, kişisel veri sahiplerinin bu konularda 11. bölümde sayılan haklarını ileri süremezler:
(1) Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
(2) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
(3) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
(4) Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
11.1.3. KVKK’nun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel veri sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, 11. bölümde sayılan diğer haklarını ileri süremezler:
(1) Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
(2) Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
(3) Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
(4) Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
11.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması
Veri sahipleri bu bölümün 11inci başlığı altında sıralanan haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerleBaşvuru Formu’nu doldurup imzalayarak BUĞDAY DERNEĞİ’ne ücretsiz olarak iletebileceklerdir:
(a) dernek@bugday.org e-posta adresine gönderecekleri bir e-posta,
(b) Hasanpaşa Mahallesi, Kurbağalıdere Caddesi, Sarıgüzel İş Merkezi, No: 61/9, 34722 Kadıköy/İstanbul adresine iadeli taahhütlü posta, noter vasıtasıyla veya elden teslim yöntemi ile gönderecekleri Başvuru Formu ile öğrenme hakkına sahiptirler.
Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.
11.3. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı
Kişisel veri sahibi KVKK’nın 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; BUĞDAY DERNEĞİ’nin cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde KVK Kurulu’na şikâyette bulunabilir.
12. BUĞDAY DERNEĞİ’nin Başvurulara Cevap Vermesi
12.1. BUĞDAY DERNEĞİ’nin Başvurulara Cevap Verme Usulü ve Süresi:
Kişisel veri sahibinin, bu bölümün 11.2. başlıklı kısmında yer alan usule uygun olarak talebini BUĞDAY DERNEĞİ’ye iletmesi durumunda BUĞDAY DERNEĞİ talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, KVK Kurulunca bir ücret öngörülmesi hâlinde, BUĞDAY DERNEĞİ tarafından başvuru sahibinden KVK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.
12.2. BUĞDAY DERNEĞİ’nin Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler:
BUĞDAY DERNEĞİ, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. BUĞDAY DERNEĞİ, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.
12.3. BUĞDAY DERNEĞİ’nin Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunu Reddetme Hakkı:
BUĞDAY DERNEĞİ aşağıda yer alan hallerde başvuruda bulunan kişinin başvurusunu, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:
(1) Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
(2) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
(3) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
(4) Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
(5) Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
(6) Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
(7) Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
(8) Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
(9) Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması.
(10) Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması.
(11) Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.
13. REVİZYON VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA
İşbu Politika’nın revizyon edilmesi veya yürürlükten kaldırılması halinde Politika’nın revize edilmiş hali veya yeni politika örneği ilgili yerlerde ilan edilecektir.
14. YÜRÜRLÜK
İşbu Politika 14.07.2021 tarihinde yürürlüğe girmiştir.
15. YÜRÜTME
İşbu Politika’nın yürütülmesinden veri sorumlusu ve veri sorumlusunun yükümlülüklerini yerine getirmekle yükümlü olan BUĞDAY DERNEĞİ’nin yönetim kurulunun KVKK ve Veri Koruma Kurulu düzenlemeleri kapsamındaki tüm iş ve işlemlerin takibinden ve koordinasyonundan sorumlu olmak üzere Batur Şehirlioğlu yetkilendirilmiştir.